Jeden Morgen um 6:00 Uhr wird die Quota jeder Mailbox auf jedem Mailboxserver überpüft und bei bestimmten Situationen werden Informationen versendet und/oder Aktionen ausgeführt.

Ab einer Belegung von 80% wird automatisch eine Informationsmail erzeugt, die über die Speicherplatzauslastung informiert. Diese Mail trägt üblicherweise den Betreff Speicherplatzhinweis für loginid (X%) und folgenden Text:

Ihre Plattenspeicher-Zuteilung auf unserem Mail-Server ist ziemlich weit
ausgelastet. Im Augenblick belegen Ihre Daten <n> kB, zugelassen sind 
<quota> kB.

Danach folgt eine Aufstellung der Ordner in der Mailbox sowie eine Größenangabe und evtl. ein Hinweis um was für einen Ordner es sich handelt.

Die Mail wird erst dann wieder gesendet, wenn mehr als die Hälfte des verbleibenden Platzes belegt wurde.

Wenn die Quotierung erreicht wurde (d.h. die Mailbox mehr Daten enthält als zugelassen ist), dann wird eine Informationsmail mit dem Betreff: Speicherplatzüberschreitung loginid (nnn > quota) versendet, die etwa den folgenden Inhalt hat:

Sie haben Ihre Plattenspeicher-Zuteilung auf unserem Mail-Server überschritten.

Im Augenblick belegen Ihre Daten <nnn> Kilobyte, zugelassen sind <quota> kB. Wenn Sie
den belegten Platz nicht innerhalb von <Restzeit> unter die angegebene Grenze
reduzieren oder wenn für Sie mehr als 200 E-Mails auf Zustellung warten,
wird Ihre Mailbox gesperrt und Ihnen kann dann keinerlei Mail mehr zugestellt werden.

Danach folgt eine Aufstellung der Ordner in der Mailbox sowie eine Größenangabe und evtl. ein Hinweis um was für einen Ordner es sich handelt.

Diesen Zustand kann eine Mailbox längstens 14 Tage haben. Die jeweilige Restzeit (d.h. der Zeitpunkt der ersten Überschreitung der Quota plus 14 Tage) wird jeweils in der Mail angegeben. Ein Übergang in die nächste Stufe wird vorgezogen, wenn mehr als 200 E-Mails auf die Zustellung in die Mailbox warten.

Sobald Sie Platz geschaffen haben, werden die wartenden Mails zugestellt.

Wenn die Mailbox 14 Tage lang übervoll ist oder mehr als 200 E-Mails auf die Zustellung in die Box warten, wird noch eine letzte Informationsmail mit dem Betreff: Abschaltung der Mailzustellung loginid gesendet. Diese Mail hat ungefähr folgenden Inhalt:

Im Augenblick belegen Ihre Daten <nnn> Kilobyte, zugelassen sind <quota> kB.
Da Sie den belegten Platz auch auf Aufforderung nicht reduziert haben, kann
Ihnen bis auf weiteres keine Mail mehr zugestellt werden.

Einige Minuten später wird die Mailannahme für die Mailbox an den zentralen Mailservern gesperrt. Alle danach ankommenden E-Mails werden mit dem Vermerk „The addressed user has no space left in his/her mailbox.“ abgeleht und zum Absender zurück gesendet.

Diesen Zustand können Sie nicht sofort wieder rückgängig machen. Die zentrale Sperre wird nur einmal am Tag überprüft und ggfs. entfernt.